El módulo FOREST Scanner permite la asociación de un grupo de imágenes a un grupo de radicaciones, esto mediante la utilidad del “Reconocimiento de Barcodes”, más conocido como asociación por lotes o Batch. Al habilitar el check box del “Reconocimiento de Barcodes” el sistema identifica mediante la lectura del código de barras el número de radicación y lo muestra en la pantalla como se muestra a continuación:

Para lograr el reconocimiento del código de barras el sistema requiere de una serie de componentes y requisitos que se detallan a continuación:

Para subir las imágenes del escáner a los radicados todos los registros deben estar en negro es decir no tener mensajes de alerta (rojo) pues al tratar de asociar el sistema no lo permitirá emitirá un mensaje de error y hasta tanto todos los radicados estén en negro no permitirá asociar, más adelante se detallan los colores de asociación a los radicados.

Como lo muestra la imagen anterior, al habilitar “Ver Configuración”,  y al dar clic al ícono de escanear antes de ejecutar la actividad, el sistema presenta la siguiente ventana, en donde se configurara la imagen a digitalizar a 300 dpi con el fin de que el sistema pueda identificar la radicación mediante la lectura del código de barras:

 

 

Una vez el sistema escanea y reconoce el código de barras el sistema queda en la siguiente pantalla:

 

Con el fin de asociar las imágenes a los radicados reconocidos, se debe dar clic en el icono de asociar ,  con el fin de que el sistema asocie automáticamente las imágenes a los radicados, el sistema genera una pausa mientras realiza la ejecución mostrando la siguiente imagen, que nos dice que debemos esperar:

 

  

Luego el sistema nos informa que la asociación de las imágenes fue un éxito con el siguiente pantallazo:

 

Una vez se da clic en el botón cerrar el sistema queda listo para realizar una nueva operación de escaneo y asociación, el usuario tiene la potestad de seleccionar como desea realizar el procedimiento, reconociendo el código de barras o a través del sistema tradicional.  Los número que aparecen entre corchetes le indican al sistema el número de paginas que espera el sistema para asociar.

 

Los colores de los radicados escaneados tienen convenciones:

 

 

Cuando el sistema al escanear presenta la pantalla que se muestra a continuación, número de radicado en rojo,  le está indicando al usuario que posiblemente los barcodes se encuentran asociados sin embargo el sistema muestra la posibilidad de realizar la asociación de forma manual:

 

La primera es editar el texto y escribir un número de radicación para asociar la imagen, por si existió un error, la segunda es seleccionar un radicado de los que están pendientes de asignar imagen, seleccionándolo de la lista que despliega el sistema al chequear la opción seleccionar, el sistema asignará automáticamente la imagen seleccionada a la radicación.

Se debe tener especial cuidado cuando se realiza la operación de edición y se trata de asignar a un radicado la imagen, porque el sistema identifica errores aun cuando se trata de violar la integridad de los datos, generando el siguiente mensaje:

 

Para este pantallazo se trató de asignar una imagen al número 201200181-000-000 cuando el documento no está pendiente por escanear, también se trató de asociar una imagen al radicado 201201485-000-000 sin tener permisos para asociar esta imagen.